Reskontravahdin asiakasohje

Mikä Reskontravahti on?

Reskontravahti on Maventan ja Visma Amilin (ent. Visma Financial Solutions Oy) yhteistyönä tarjoama lisäarvopalvelu perinteisen verkkolaskutuksen tueksi. Palvelu varmistaa laskujen lähetyksen, lähettää tarvittaessa automaattiset huomautukset, hoitaa perinnän ja varmistaa, että saat maksut ajallaan. Laskut luodaan normaaliin tapaa ERP:stä ja Maventa hoitaa loput.

Palvelu huolehtii laskun lähetysten jälkeisistä huomautuksista, maksuvalvonnasta, suoritusten kohdistamisesta ja perinnästä. Käyttöönotto ei vaadi muutoksia nykyiseen taloushallinnon ohjelmistoosi ja maksat edelleen vain lähetetyistä ja vastaanotetuista laskuista.

“Laskutus on kokonaisuus, jonka kaikkia tekijöitä ei välttämättä edes tule ajatelleeksi. Laskut tulee lähettää oikeaan paikkaan ja oikein kohdistetusti, maksuja tulee valvoa ja maksujen hoitamisesta tulee tarvittaessa muistuttaa ja huomauttaa. Joskus saatavia joudutaan myös perimään. Kaikki nämä vaiheet vaativat sekä aikaa, että ammattitaitoa. Laskutuksen ulkoistaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että laskutukseen, maksuvalvontaan ja perintään liittyvät tehtävät - tai osa niistä - annetaan näiden asioiden ammattilaisten hoidettavaksi. Asiantuntevan perintäyhtiön välityksellä lähetetyillä laskuilla on todistettavasti enemmän painoarvoa. Lisäksi maksumuistutukset lähtevät aina ajallaan ja perintätoimenpiteistä vastaavat asiaan perehtyneet asiantuntijat. Me yhdistämme henkilökohtaisen asiantuntijapalvelun ja luotonhallinnan sähköiset työkalut asiakkaamme parhaaksi. Asioistasi ei siis vastaa kasvoton tietokoneohjelma, vaan meille hyvä palvelu on kunnia-asia - sekä asiakkaidemme että velallisten kohdalla.”

Reskontravahti kuuluu Maventa-palveluun ilman lisäkustannuksia. Palvelussa ei ole erillisiä avausmaksuja, kuukausimaksuja tai vuosimaksuja. Maksat vain lähetetyistä laskuista. Palvelu on maksuton aina perintätoimiin asti.

Reskontravahti sisältää muun muassa seuraavat ominaisuudet:

• Lasku tietojen siirto Maventa-verkkolasku tililtä maksuvalvontaan
• Asiakasvaratilin ja siirtolausekkeen lisääminen laskulle
• Myyntireskontran valvontatyöt
• Viitteellisten ja viitteettömien suoritusten kohdistaminen
• Maksuhuomautukset ja vapaaehtoinen perintä
• Väärin maksettujen suoritusten käsittely
• Ohisuoritukset
• Palautukset

Kuva 1. Reskontravahdin ja perinnän ylätason prosessikuvaus

Reskontravahdin vaiheet kun lasku maksetaan ajoissa

Reskontravahdin prosessikaavio laskun lähetyksestä normaalissa tilanteessa, jossa asiakas maksaa laskunsa ajallaan:

• Lähettäjä lähettää laskunsa ihan kuin ennenkin ERP ohjelmastaan.
• Lasku tulee Maventalle ja me välitämme sen Visma Amilille muokattavaksi.
• Visma Amili korvaa laskulta maksutiedot omillaan ja passaa laskun takaisin Maventalle tavalliseen laskun lähetys prosessiin.
• Maventa lähettää muokatun laskun vastaanottajalle ja palveluun luodaan toimeksianto.
• Vastaanottaja maksaa laskun Visma Amilin tilitiedoilla ja toimeksianto merkitään maksetuksi.
• Visma Amili tilittää saatavat lähettäjän tilille ja toimeksianto suljetaan.

Reskontravahdin vaiheet kun laskulle ei tule suoritusta

Palvelun aktivointi

Kun palvelu on aktivoitu, kaikki yrityksen tililtä lähetetyt laskut kulkevat jatkossa Reskontravahdin kautta.

Voit aktivoida Reskontravahti palvelun Maventa tilin asetusten kautta kohdasta: Reskontravahti -> Yleiset asetukset

1. Täytä perustiedot lomakkeelle ja paina “Jatka”. Tämä aloittaa aktivointiprosessin.

2. Viimeistele käyttöönotto Netvisor KYC -palvelussa klikkaamalla linkkiä. Tämä viimeistelee aktivointiprosessin.

3. Palvelu on käytössäsi 1-2 päivän sisällä ilman lisämaksuja.

Aktivointi viimeistellään Netvisor KYC palvelussa täyttämällä tietopyyntölomake. Samalla hyväksytään palvelun sopimusehdot. Lomakkeen täyttämiseksi tarvitaan henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.

Rahanpesulain mukaan Visma Amili Oy:n on varmistettava, että he tuntevat asiakkaansa ja heidän toimintansa. Tietopyyntöön vastaavalla henkilöllä tulee olla oikeus toimia organisaation puolesta asemansa tai valtakirjan perusteella. Edustusoikeuden perustuessa valtakirjaan, valtakirja tulee liittää lomakkeeseen.

Jos käyttöönottoa ei viimeistellä viikon kuluessa, lähetetään lomake yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen muistutukseksi.

Aktivoinnin jälkeen suosittelemme vielä seuraavia toimenpiteitä:

1. Kuluttajalaskuttajilla SI-sanomien muutosilmoitusten lähetys pankkeihin (katso lisätiedot kohta Kuluttajien laskutus (B2C))

2. Yrityksen oman logon lisääminen palvelun luomiin laskun kuviin (Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskujen lähettäminen -> Laskun kuvan asetukset)

Mitä tietoja aktivoinnissa pyydetään

Tällä hetkellä alla olevia tietoja ei itse pysty muokkaamaan käyttöliitymän kautta. Jos tietoja on tarvetta päivittää, ole hyvä ja ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Pankkitilin tiedot:

Teidän yrityksen (eli lähettäjän) pankkitilin tiedot, jolle Visma Amili maksaa tilitykset. Maksuissa käytetään aina alkuperäisen laskun viitenumeroa joten saatavien kohdistaminen hoituu ERP:n päässä tavalliseen tapaan. Maksajan näkyy VISMA AMILI.

Yhteystiedot:

Henkilö, johon voimme tarvittaessa olla yhteydessä Reskontravahtiin liittyvissä asioissa.

Siirtolausekkeeseen tulevat tiedot:

Yhteystiedot tulevat myös näkyviin siirtolausekkeeseen jonka Visma Amili lisää kaikille palvelun kautta kulkeville laskuillenne.

Laskutustiedot:

Laskutustiedot mahdollisia palvelumaksuja varten. Esimerkiksi mahdollisiin oikeuskuluihin liittyvät palvelumaksut myöhemmissä perintä vaiheissa. Myös velalliselta kertyneen palkkion, korvauksen tai kulun arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää perintä palkkion arvonlisävero. Tämä arvonlisävero ei lisää perintäkustannuksia, koska se on kokonaan vähennyskelpoinen erä. Lisätietoja palvelumaksuista löytyy Visma Amili Oy:n hinnastosta.

Kuluttajien laskutus (B2C)

Jos yritykselläsi on kuluttajalaskutusta suomalaisiin pankkeihin, tulee kuluttajalaskutus sopimuksiin eli laskuttajailmoituksiin (SI-sanomille) tehdä muutoksia, jotta Reskontravahti toimii myös näiden laskujen osalta. Tarvittavien muutosten tekemiseen on aikaa 5 arkipäivää siitä hetkestä kun palvelu on aktiivinen. Näiden viiden päivän aikana lähetetyt kuluttajalaskut kulkevat Reskontravahtipalvelun ohi (suosittelemme että näiden päivien aikana ei lähetetä kuluttajalaskuja lainkaan). Kun nämä viisi päivää ovat menneet, reititetään myös kuluttajalaskut Reskontravahdin kautta. Jos muutoksia ei ole tehty, tulevat kuluttajalaskut päättymään virheeseen.

SI-sanomien muutosten lisäksi voi myös olla tarvetta tehdä muutoksia RI-sanomien käsittelyyn ERP:n päässä (katso viimeinen kappale).

Mitä muutoksia laskuttajailmoituksille (SI-sanomat) tulisi tehdä

Lähettäjän tulee lisätä laskuttajailmoitukselle (SI-sanomille) Visma Amilin tilinumero (IBAN). Tämä IBAN tieto löytyy Reskontravahdin asetukset sivun oikeasta laidasta kun palvelu on aktivoitunut.

Visma Amilin tilinumeron lisäämisen lisäksi tulee myös SellerInvoiceIdentifierType tunnistetieto vaihtaa laskuttajailmoituksista mikäli tällä hetkellä käytätte tyyppiä 01 (kansallinen viitenumero) tai 02 (kansainvälinen RF-velkojan viite). SellerInvoiceIdentifierType määrittelee tunnistetiedon tyypin, joka kuluttajaa pyydetään täyttämään, kun hän lisää myyjän laskuttajakseen verkkopankkiinsa, ja jolla sitten laskuttaja voi tunnistaa kuluttajan järjestelmässään. Jotkut pankit nimittäin tekevät automaattisia ehdotuksia laskuttajista laskun IBAN, viitetiedon sekä laskuttajan nimen perusteella kuluttajille verkkopankissa. Ja koska Reskontravahti palvelussa laskuilla käytetty IBAN, viitenumero sekä EpiBeneficiaryPartyDetails tiedoissa oleva laskuttajan nimi kuuluvat virallisesti Visma Amilille, saattaa kuluttaja päätyä vahingossa pankin ehdotuksen perusteella tekemään sopimuksen Visma Amilin kanssa varsinaisen lähettäjän sijaan. Viitenumerot ovat myös hieman ongelmallisia tunnisteita, koska ERP:ltä lähetetty viitenumero ei ole sama kuin se, jonka vastaanottaja saa laskullaan, ja mitä hän tällöin täyttäisi verkkopankkissaan kuluttajalaskutus sopimuksen tekemiseen. Jos viitenumeroa käytetään uusien kuluttajasopimusten linkittämiseen ERP:n asiakasrekisterissä, sinun on tarkistettava Visma Amilin käyttämä viitenumero toimeksiannon tiedoista, ja lisätä tämä viitenumero asiakasrekisteriisi kuluttajan tunnistamiseksi järjestelmässäsi (voidaan automatisoida API:n yli). Jos kuitenkin haluat edelleen käyttää viitenumeroa tunnisteena, ja olet valmis linkittämään oman viitenumerosi ja Visma Amilin käyttämän viitenumeron manuaalisesti (tai mahdollisuuksien mukaan ohjelmistostasi automaattisesti), suosittelemme käyttämällä SellerInvoiceIdentifierType tunnistetietona 08 (muu numeerinen tunniste), 09 (muu aakkosnumeerinen tunniste) tai 99 (muu tunniste) tyyppejä. Näihin tunnistetieto tyyppeihin eivät pankit kohdista automaattisia laskuttaja ehdotuksia. Tunnistetieto tyypin ohjeessa laskuttajailmoituksella (SellerInvoiceIdentifierText) voit silti neuvoa kuluttajaa antamaan viitenumeron (esim. “Syötä viimeisimmän laskun viitenumero”). Helpoin ratkaisu olisi kuitenkin siirtyä käyttämään jotain muuta kuin viitenumeroita tunniste- ja asiakasrekisterin kohdistus tietona. Hyvä vaihtoehto on käyttää asiakasnumeroa.

Kuinka tehdä tarvittavat muutokset

Yrityksen tulee lähettää CHANGE tyyppiset SI-sanomat kaikkiin niihin pankkeihin joissa yrityksellä on voimassaolevat laskuttajailmoitukset. Näillä CHANGE tyyppisillä SI-sanomilla yrityksen tulee lisätä Visma Amilin tilinumero (IBAN) uudeksi laskuttajan tilitiedoksi (Huom! suositus on että uusi tilinumero vain lisätään sopimuksille eikä olemassa olevia yli kirjoiteta tai poisteta). Tilinumeron lisäksi, tulisi myös CHANGE tyyppiset SI-sanomat voit joko luoda suoraan ERP järjestelmästä tai FKL:n tarjoamalla työkalulla. Muutos sanomien lähetyksen voi hoitaa joko omasta ERP-järjestelmästä (jos toiminnallisuus on sielä tuettuna) tai suoraan Maventan käyttöliittymästä (Kuluttajalaskutus -> Lähetys).

Kuinka toimia uusien kuluttajalaskusopimusten kanssa (RI-sanomat)

Reskontravahdissa laskut lähtevät vastaanottajille muutettujen tilitietojen, viitenumeron ja laskuttajan nimen kanssa. Nämä muutokset tehdään Visma Amilin toimesta laskun lähetys prosessissa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että yrityksen laskulle laittama viitenumero ei mene sellaisenaan vastaanottajalle. Jos ERP järjestelmässä käytetään viitenumeroa uusien kuluttaja-asiakkaiden kohdistamisessa kuluttajarekisteriin, voi olla paikallaan yhdistää alkuperäisen laskun viitenumero vastaanottajalle lähetettyyn viitenumeroon. Tämä vastaanottajalle lähetetty viitenumero on nimittäin se, jonka kuluttaja-asiakkaat antavat verkkopankissaan kun lisäävät yrityksenne laskuttajakseen. Viitenumero mitä vastaanottajan laskulle on laitettu, löytyy toimeksiannon tiedoista. Toinen vaihtoehto on muuttaa SI-sanomilta kyseinen id (SellerInvoiceIdentifier) johonkin muuhun tietoon kuin viitenumeroon.

Asiakasryhmittely (asiakaskohtainen perinnän rajaaminen)

Mikäli haluat rajata tiettyjen asiakkuuksiesi perinnän etenemistä, voit lisätä asiakkaan VIP- tai PREMIUM-asiakasryhmään. Ryhmittely toimii y-tunnuksen perusteella - huolehdithan, että asiakkaan tiedoissa on oikea y-tunnus. Mikäli olet lisännyt asiakkaan asiakasryhmään, mutta haluatkin jatkaa laskujen perintää, poista y-tunnus asiakasryhmästä. Huomioithan, että jo päättyneiden toimeksiantojen perintä ei etene, vaikka asiakkaan asiakasryhmittelyä muutetaan

Oletuksena maksuvalvonta etenee ao. kuvan mukaisesti. Tämä on tehokkain vaihtoehto rahankierron kannalta, eikä vaadi sinulta toimenpiteitä:

PREMIUM-asiakkaat

Erääntyneestä laskusta lähetetään maksumuistutus ja maksuvaatimus, jonka jälkeen laskun perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksuvaatimuksen eräpäivästä. Tämän jälkeen vastuu saatavan valvonnasta, vanhentumisen katkaisusta ym. toimenpiteistä siirtyy omalle vastuullesi. Mikäli asiakas ei ole suorittanut avointa saatavaa kokonaisuudessaan, sinulta veloitetaan 30€+alv toimeksiannon päättämisen yhteydessä.

VIP-asiakkaat

Erääntyneestä laskusta lähetetään ainoastaan kuluton maksumuistutus, jonka jälkeen laskun perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksumuistutuksen eräpäivästä. Tämän jälkeen vastuu saatavan valvonnasta, vanhentumisen katkaisusta ym. toimenpiteistä siirtyy omalle vastuullesi. Sinulta veloitetaan 5€+alv per lähetetty maksumuistutus.

Ei maksuvalvontaa -asiakkaat

Mikäli et halua siirtää asiakkaan laskuja lainkaan Reskontravahdin maksuvalvontaan, lisää asiakkaan y-tunnus alle. Näiden laskujen tiedot eivät siirry Visma Amilin. Huomioithan, että näille laskuille tulostuu oma tilinumerosi ja sinun tulee itse huolehtia suoritusten käsittelystä, saatavien valvonnasta, vanhentumisen katkaisusta ym. toimenpiteistä. Sinulle ei muodostu lisäkustannuksia.

Asiakasryhmittelyt käyttöliittymässä

Käyttöliittymän kautta asiakkaita voi asettaa PREMIUM, VIP tai Ei maksuvalvontaa-ryhmiin lisäämällä asiakkaan y-tunnus haluttuun ryhmään. Kun lähetät laskuja kyseiselle asiakkaalle, huolehdithan, että asiakkaan tiedoissa on oikea y-tunnus. Mikäli olet lisännyt asiakkaan asiakasryhmään, mutta haluatkin jatkaa laskujen perintää, poista y-tunnus asiakasryhmästä. Huomioithan, että jo päättyneiden toimeksiantojen perintä ei etene, vaikka asiakkaan asiakasryhmittelyä muutetaan. Sama y-tunnus ei voi olla monessa asiakasryhmässä samaan aikaan. Esimerkiksi jos lisäät jo PREMIUM asiakasryhmässä olevan y-tunnuksen VIP asiakasryhmään, kyseinen y-tunnus siirretään automaattisesti PREMIUM asiakasryhmästä VIP asiakasryhmään.

Kun lähetät sellaiselle asiakkalle laskun jonka olet lisännyt PREMIUM tai VIP asiakasryhmään, tulee toimeksiantojen listaukselle näkyviin asiakasryhmittelyn tieto (Huom! tieto päivittyy viiveellä ja näkyy käyttöliittymässä vasta noin 1-2 tunnin sisällä toimeksiannon luonnista):

Laskujen lähetyksen vaiheet palvelussa

1. Laskujen lähetys ERP:stä

Laskujen lähetyksen voi jatkossakin tehdä normaaliin tapaa ERP:stä. Sinun lähettäjänä ei tarvitse tehdä muutoksia aineiston sisältöön. Sinun tulee ainoastaan pitää huolta siitä, että laskuaineisto on validia sekä sisältää alla olevat pakolliset tiedot.

Huom! Laskun alkuperäistä kuvaa, jos sellainen on mukana lähetyksessä, ei toimiteta vastaanottajalle, vaan se poistetaan lähetyksestä. Tämä siksi, että laskuaineiston muutosten takia ei alkuperäisessä kuvassa ole enää oikeita maksamisen tietoja. AutoInvoice luo muokatusta aineistosta uuden kuvan. Jos haluatte kuvalle yrityksenne oman logon, tulee haluttu logotiedosto lisätä tilin asetuksiin (Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskujen lähettäminen -> Laskun kuvan asetukset). Logo tulee näkyviin kuvan oikeaan yläreunaan.
Laskun mahdollisia erillisiä liitteitä ei poisteta, vaan ne toimitetaan vastaanottojalle tavalliseen tapaan.

Pakolliset tiedot laskulla

• Vastaanottajan täydellinen postiosoite on annettu
• Eräpäivä ei ole menneisyydessä ja siihen on vähintään 4 pankkipäivää
• Laskun loppusumma vastaa yhteenlaskettujen rivien summaa
• Laskulla on viitenumero
• Vastaanottajan kielikoodi (Finvoice - InvoiceRecipientLanguageCode) jos halutaan, että maksumuistutukset ja muut palvelun lähettämät kirjeet vastaanottajalle menevät muualla kuin suomen kielellä. Tuettuna ovat ruotsi ja englanti. Suomi on oletuskieli.
• Laskulla tulisi olla yksilöllinen laskunumero. Saman laskun numeron käyttöä uudestaan tulisi välttää. Tästä säännöstä on kuitenkin muutamia alla mainittuja poikkeuksia:

1. Jos uudella laskulla on eri laskun päivämäärä kuin olemassa olevassa toimeksiannossa (avoin tai suljettu), luodaan uusi toimeksianto samalla lasku numerolla. Vanha toimeksianto jää.
2. Jos uudella laskulla on sama laskun päivämäärä kuin olemassa olevalla suljetulla toimeksiannolla, johon ei liity maksuja tai hyvityslaskuja (lähettäjä on sulkenut tai peruuttanut manuaalisesti), luodaan uusi toimeksianto samalla lasku numerolla.
3. Jos uudella laskulla on sama laskun päivämäärä kuin olemassa olevalla avoimella toimeksiannolla, johon ei liity maksuja tai hyvityslaskuja, ja kyseiseen toimeksiantoon liittyvä alkuperäinen lasku on virhetilassa, olemassa oleva toimeksianto suljetaan ja uusi toimeksianto samalla lasku numerolla luodaan palveluun.

Mitkä laskut eivät kulje Reskontravahdin kautta

• Vain laskut, joissa on valuuttana euro (EUR) hyväksytään palveluun. Laskut muussa valuutassa ohjataan vastaanottajille suoraan ohi Reskontravahdin. Näiden laskujen saatavia tulee lähettäjän itse seurata.
• Palvelua ei voi käyttää seuraavien lasku formaattien kanssa: OIOXML, WoodX, BGC, Axflow, Facturae, PX, UBL, Facturae
• Kuluttajien e-laskujen (B2C) välityksessä palvelun kautta on alussa 5 päivän karenssi. Tämän 5 päivän ajan kuluttajalaskut lähetetään suoraan loppuasiakkaille ilman että ne kulkevat palvelun kautta. Katso edellisestä kappaleesta lisätietojen kuluttajien e-laskutuksesta ja Reskontravahdista.

2. Maventa välittää laskun sisällön Visma Amilille muokattavaksi

Meiltä laskun sisältö annetaan Visma Amilille muokattavaksi. Visma Amili muokkaa laskulta alla olevat tiedot.

Mitä tietoja laskulta muokataan

• IBAN - Visma Amili korvaa lähettäjän tilitiedot omillaan. Näin vastaanottaja (asiakas) maksaa laskun oikealla tilinumerolla Visma Amilin tilille ja Visma Amili sitten tilittävät saatavat lähettäjälle. Näin Visma Amili pystyy seuraamaan saatavia. Tilinumero, jota Visma Amili käyttää saatavien tilitykseen, määritellään palvelun käyttöönotossa. Viitenumero, jota tilitykseen käytetään on alkuperäiseltä laskulta.

• Viitenumero - Visma Amili korvaa lähettäjän viitenumeron omallaan. Vaikka viitenumero korvataan, tilitetään saatavat yrityksen omalle tilille laskun alkuperäisellä viitteellä. Näet viitenumeron jota laskulla käytettiin toimeksiantojen listauksesta.

• Siirtolauseke - Visma Amili lisää laskuille alla olevan kaltaisen siirtolausekkeen:

Olemme siirtäneet laskujen lähettämisen sekä saataviemme eräpäivän jälkeisen seurannan ja sitä koskevat toimenpiteet Visma Amili Oy:n laskutuspalveluun. Palvelua tai tilausta koskevissa asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä suoraan: Lähettävä yritys Oy puh: xxx xxx xxx, e-mail: lähettäjä@yritys.com. Maksamiseen liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä Visma Amili Oy:n verkkopalveluun tai asiakaspalvelun numeroon 024 808 8020.

• FreeText - Visma Amili lisää laskuille myös alla olevan tekstin, jossa on linkki ja kirjautumistunnukset Visma Amilin tarjoamaan palveluun asiakkaille (vastaanottajalle). Palvelusta näkee muun muassa lasku tiedot:

VERKKOPALVELU: https://www.laskuhelposti.fi/ KIRJAUTUMISTUNNUS: P3963915-xx-xxxx-xxxx

• Maventa luo laskusta uuden kuvan niin että myös edellä luetellut muokatut tiedot näkyvät kuvalla.

3. Muokattu lasku lähetetään vastaanottajalle eli asiakkaalle

Yllä olevin tiedoin muokattu lasku lähtee tämän jälkeen asiakkaalle normaalin laskunlähetysprosessin kautta. Maventa luo laskusta uuden laskun kuva, jotta muuttuneet tiedot näkyvät myös PDF:llä. Huom! Lähettäjänä olet jatkossakin vastuussa laskun perille menosta sekä mahdollisten virhetilanteiden selvityksestä.

Kaikista lähetetyistä laskuista luodaan tässä kohtaa palveluun toimeksianto. Tämä toimeksianto on kommunikointikanava Visma Amilin ja sinun yrityksesi välillä. Toimeksiannon tapahtumien välityksellä voit seurata mitä laskulle tapahtuu Visma Amilin päässä ja voit ilmoittaa toimeksiantoon liittyviä tapahtumia tai muutospyyntöjä.

4. Kun asiakas maksaa laskun

Kun velallinen maksaa laskun Visma Amilille, tilittävät he sen yrityksen tilille käyttäen palvelun aktivoinnissa annettua tilinumeroa sekä alkuperäisen laskun viitenumeroa. Toimeksiannolle merkitään tieto maksusta ja toimeksianto suljetaan. Kun toimeksianto sulkeutuu, se katoaa toimeksianto listauksesta. Jälkeenpäin toimeksiannon tapahtumat näkee uuden käyttöliittymän lähetetyn laskun lisätietojen alta:

5. Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan

Jos velallinen ei maksa laskua ajallaan käynnistyvät Visma Amilin päässä huomautus ja perintä prosessit. Kun Visma Amili lähettää toimeksiannosta muistutuksen velalliselle näkyy “Perinnän tila” kolumnissa “Muistutus lähetetty” merkintänä. Myös toimeksiannon tapahtuma listalta löytyy merkintä kun maksumuistutus on lähetetty. Asiakkaalle lähetettyä muistutus laskua ei näe Reskontravahtipalvelusta. Jos toimeksianto etenee perintään asti näkyy tämä tieto samasta paikasta.

Huomautuksen ja perinnän vaiheet

Toimeksiannot

Toimeksianto luodaan jokaisesta palvelun kautta lähetetystä laskusta. Toimeksiantoa voi ajatella kommunikointi kanavana yrityksesi ja Visma Amilin välillä. Kun Visma Amili päässä tapahtuu laskulle jotain, näet tapahtuneen toimeksiannon välityksellä. Esimerkiksi kun asiakas maksaa laskun, kertoo Visma Amili tästä tapahtumasta toimeksiannon välityksellä. Tai jos Visma Amili joutuu lähettämään maksumuistutuksen saat siitä tiedon toimeksiannosta. Voit myös tarvittaessa itse ilmoittaa toimeksiannolle tapahtumia, esimerkiksi pyytää eräpäivän siirtoa tai lähettää Visma Amilille kysymyksiä.

Toimeksiannot löytyvät käyttöliittymästä navigoimalla ylävalikosta “Reskontravahti” sivulle. Jos palvelu on käytössä, oletusnäkymänä on saavien yleiskatsaus linkkeineen suoraan toimeksiantojen listaukseen, lyhyt kuvaus palvelusta sekä linkit että tietoja tärkeimmistä asetuksista.

Sivun vasemmasta reunasta löytyy palvelun valikko. Alla selitettynä mitä valikosta löytyy:

Toimeksiannot: Listaus kaikista avoimista toimeksiannoista

Viestit: Listaus vain sellaisista toimeksiannoista joissa on viesti tai kommentti. Suosittelemme seuraamaan tätä, jotta mahdollisesti tärkeät viestit toimeksiantoihin liittyen eivät jää huomaamatta

Suljetut toimeksiannot: Listaus suljetuista toimeksiannoista (maksetut toimeksinnot, manuaalisesti suljetut toimeksiannot)

Asetukset, yleiset asetukset: Tiedot joilla Reskontravahti on aktivoitu, mm tiedot jotka tulevat näkyviin laskulle lisättävään siirtolausekkeeseen

Asetukset, Asiakasryhmittely: Asiakasryhmittelyjen hallinta

Yksittäisen toimeksiannot tiedot:

Kuinka hyvityslasku näkyy toimeksiantona:

Toimeksiannon tapahtumat joita asiakas itse voi lisätä

Toimeksiannolle voit tehdä alla listattuja toimintoja

Lisää kommentti tai kysymys

Lisää ohisuoritus

Lisää ohisuoritus toimeksiannolle. Eli jos asiakas onkin maksanut suoraan yrityksesi tilille laskusta suorituksen täytyy siitä ilmoittaa Visma Amilille, jotta he tietävät lopettaa saatavien valvonnan ja mahdolliset perintätoimet. Ohisuoritus voi olla joko koko laskun loppusumma tai vain osa siitä.

Yhdistä hyvityslasku

Pyydä eräpäivän siirtoa

Pyydä laskun väliaikaista perintäkieltoa (muokkaa väliaikaista perintäestoa tai keskeytä esto)

Lopeta toimeksianto

Kirjaa toimeksianto luottotappioksi

Toimeksiannon tapahtumat joita Visma Amili voi lisätä toimeksiannolle

• Kysymys tai kommentti
• Suoritus tai osasuoritus on kirjattu
• Toimeksianto on suljettu
• Toimeksianto on osalta suljettu pääoman osalta (Visma Amili jatkaa kulujen perimistä)
• Eräpäivänsiirtopyyntö on hyväksytty
• Perintäkielto on asetettu toimeksiannolle
• Perintäkielto on päättynyt ja toimeksiannon perintä jatkuu
• Ilmoitus jos maksussa on ollut mukana viivästyskorko sekä kuinka paljon korkoa maksettiin
• Ilmoitus käteisalennuksen käytöstä maksun yhteydessä sekä kuinka paljon käteisalennus oli
• Ilmoitus kun ensimmäinen maksumuistutus on lähetetty
• Ilmoitus kun toinen maksumuistutus on lähetetty
• Ilmoitus kun ensimmäinen maksuvaatimus on lähetetty
• Ilmoitus kun toinen maksuvaatimus on lähetetty
• Laskusta on lähetetty tratta
• Laskusta on laadittu haastehakemus ja toimeksianto on siirretty oikeudelliseen perintään.
• Laskusta on laadittu täytäntöönpanohakemus ja toimeksianto on siirretty ulosottoon.
• Suositus kirjata lasku luottotappioksi.
• Ulosotto on todennut loppuasiakkaan varattomaksi (ei ulosmitattavaa omaisuutta tai varoja).
• Laskusta on sovittu maksusuunnitelma.
• Ilmoitus jos toimeksiannon asiakasryhmittely on päivitetty sekä tieto siitä mihin asiakasryhmään

Reskontravahdin asetusten muokkaaminen

Reskontravahdin asetuksia ei tällä hetkellä ole mahdollista muokata käyttöliittymän kautta. Jos tietoja, jotka palvelun aktivoinnin yhteydessä on määritelty, halutaan muuttaa tulee olla yhteydessä asiakaspalveluun osoitteessa support@maventa.com.

Reskontravahdin sulkeminen

Palvelun sulkeminen tapahtuu Reskontravahdin asetukset välilehdeltä “Poista käytöstä” nappulasta. Kun palvelu on poistettu käytöstä, ei laskuja enää siitä hetkestä lähtien välitetä Reskontravahdin kautta. Visma Amili jatkaa vielä avoimien toimeksiantojen hoitoa.

Muuta

Connectorin käyttäjille

Connectorin asetuksista on suositeltavaa käydä laittamassa lähetettyjen laskujen varmuuskopiointi toiminnallisuus pois päältä. Kyseinen toiminnallisuus nimittäin saattaa kopioida laskun tiedot jo ennen kuin Visma Amili kerkeää niitä muokkaamaan, joten varmuuskopioitu lasku ja se mikä oikeasti lähti vastaanottajalle saattavat tässä tilanteessa olla sisällöltään erilaisia.

Hyödyllisiä linkkejä

Reskontravahdin hinnasto

Visma Amili Oy:n yhteystiedot

Integraatio dokumentaatio

Usein kysytyt kysymykset

Olen aktivoinut palvelun, miten saan laskun siirrettyä Reskontravahtiin?

Kun palvelu on aktivoitu, kaikki yrityksen tililtä lähetetyt laskut lähetetään automaattisesti Reskontravahti palvelulle. Ainoat poikkeukset ovat laskut joissa on valuuttana joku muu kuin Euro. Laskujen lähettäjänä sinun ei tarvitse muuta kuin lähettää laskut tavalliseen tapaan taloushallinto-ohjelmistosta ja me hoidamme ne kulkemaan Reskontravahdin kautta. Laskuja, jotka on lähetetty ennen palvelun aktivoimista, ei pysty enää siirtämään palvelun piiriin.

Täytyykö minun muuttaa itse jotain tietoja laskulle jotta asiakas maksaa suoritukset oikein?

Laskuilta ei tarvitse itse muuttaa mitään vaan me teemme kaiken puolestasi. Maventa välittää laskuaineiston Reskontravahti palveluun ja Reskontravahti palvelu huolehtii siitä että laskulle tulee oikea tilinumero, viitenumero sekä siirtolauseke.

Mitä palvelun käyttö maksaa?

Reskontravahti kuuluu Maventa-palveluun ilman lisäkustannuksia. Palvelussa ei ole erillisiä avausmaksuja, kuukausimaksuja tai vuosimaksuja. Maksat vain lähetetyistä laskuista. Palvelu on maksuton aina vapaaehtoisen perinnän loppuun asti. Siitä jos perintätoimet vielä jatkuvat, saattaa niistä aiheutua kuluja. Visma Amili ottaa yhteyttä aina tässä kohtaa toimeksiantajaan eli mitään yllätyskuluja ei palvelun käytöstä pitäisi tulla. Velalliselta kertyneen palkkion, korvauksen tai kulun arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää perintä palkkion arvonlisävero. Tämä arvonlisävero ei lisää perintäkustannuksia, koska se on kokonaan vähennyskelpoinen erä.

Myöhästymiskorot laskulla

Jos olet itse määritellyt oman myöhästymiskoron laskulle (tulee olla laskun XML tiedostossa määriteltynä), lisätään se Visma Amilin toimesta asiakkaalle lähetettäviin maksumuistutuksiin muiden kulujen lisäksi. Korot tilitetään erillisenä koontitilityksenä kerran päivässä niin että samassa tilityksessä on kaikki kyseisen päivän korot mukana. Viesti joka näkyy tiliotteella on “Korkotilitys PVM”. Toimeksiannolle tulee myös merkintä maksetusta korosta.

Tuleeko minun seurata lähetettyjen laskujen tiloja ja käsitellä virheet?

Kyllä tulee. Laskujen perille menosta ja virhetilanteiden selvityksestä lähettäjä on itse vastuussa. Jos lähetetty lasku menee virheeseen, tulee virheellinen lasku joko uudelleen reitittää toiseen osoitteeseen tai sitten hyvittää (kohdistaa hyvityslasku toimeksiannolle) ja lähettää uusi lasku.

Mitä mahdollisia virheviestejä palvelusta voi tulla?

• Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Invoice already exists (code #6 e5006e70-dfab-49da-90fd-2e47d2eb8ea6))

Tämä virhe tarkoittaa että palvelusta löytyy jo lasku kyseisellä lasku numerolla, eikä uutta toimeksiantoa pysty luomaan.

• Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: The due date for the invoice is within three (3) days or has already passed (code #13))

Laskun eräpäivään on liian vähän aikaa (3 päivää) tai eräpäivä on jo mennyt. Korjaa eräpäivä ja lähetä lasku uudelleen.

• Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Postal code for CITY_NAME xxxxxx not found (code #5))

Vastaanottajan osoitetiedoissa on jokin virhe tai ne eivät ole täydelliset. Virheviestistä selviää tarkempi syy. Korjaa osoitetiedot ja lähetä lasku uudelleen.

Jos laskuni menee virheeseen syystä ettei vastaanottajan osoitetta löytynyt, miten minun tulee toimia?

Suosittelemme tässä tapauksessa laskun uudelleen reititystä joko käyttöliittymästä tai mahdollisuuksien mukaan suoraan ERP ohjelmistosta jos sieltä löytyy kyseinen toiminto. Uudelleen lähetyksellä voitte määritellä laskulle uuden reitin (e-lasku, sähköposti, tulostus) tai uudet osoitetiedot. Uudelleen lähetys ei luo laskusta uutta toimeksiantoa.

Jos joudut lähettämään kokonaan uuden laskun, joudut luultavasti luomaan ERP järjestelmässä hyvityslaskun alkuperäiselle virheelliselle laskulle. Vaikka hyvityslaskua ei koskaan lähetettäisiin niin suosittelemme kuitenkin että yhdistät hyvityslaskun toimeksiannolle toimeksiannon tiedoista. Tämä siksi että Visma Amili osaa sulkea toimeksiannon.

Jos virheessä olevalle laskulle ei tehdä mitään toimenpiteitä sulkee Visma Amili kyseisen laskun toimeksiannon laskun eräpäivän jälkeisenä päivänä ja lisää toimeksiannolle viestin asiasta. Turhan manuaalisen työn välttämiseksi suosittelemme kuitenkin aina, että ilmoitatte Visma Amilille jos ette pysty uudelleen lähettämään laskua ja se jää virheeseen. Ilmoituksen voi tehdä laittamalla kommenttia toimeksiannolle sekä sen jälkeen joko kohdistamalla hyvityslasku toimeksiannolle tai sulkemalla toimeksianto (huom! Toimeksiannon sulkeminen on maksullinen toimenpide). Hyvityslaskun kohdistus merkitsee toimeksiannon käytetyksi sekä automaattisesti sulkee sen. Itse hyvityslaskua ei tarvitse lähettää vaan riittää että tekee yhdistyksen toimeksiannon tiedoista.

Jos luot kokonaan uuden laskun muista että et pysty käyttämään enää samaa laskunumeroa toisessa lähetyksessä.

Asiakkaani on kuulemma maksanut laskun moneen kertaan Visma Amilin tilitiedoilla, voiko ylisuorituksen kohdistaa muille vastaanottajan laskuille?

Ylisuorituksia ei kohdisteta muille mahdolliselle auki oleville saman asiakkaan toimeksinnoille eikä ylisuoritusta säästetä tulevaa varten. Ylisuoritus palautetaan asiakkaalle